門市裡最常見的一種需求，是有人拍了幾百張照片，或匯出了一整批文件，檔名卻是相機自動給的一串亂碼，像是 IMG 開頭再接一長串數字。要一個一個改，改到天荒地老。這時候 Mac 內建的 Automator 就是救星。它不用寫程式，用拖拉的方式就能做出一個右鍵就能呼叫的批次改名工具，一次處理幾百個檔案只要幾秒鐘。
Automator 的快速動作，本質上是把一連串操作打包成一個按鈕，放進 Finder 的右鍵選單。做一次，之後天天都能用。這也是我很喜歡教學員的原因，它是那種學一次就能用一輩子的技能。
在動手前，先建立一個觀念。Automator 裡有很多種文件類型，這次我們要用的是快速動作，它的特色是會出現在 Finder 右鍵選單以及系統的服務選單裡。你選取檔案，按右鍵，就能看到自己做的動作。
每個快速動作裡是一條工作流程，由一個個動作串起來。檔案會像在輸送帶上一樣，從第一個動作流到最後一個動作，前一個動作的輸出就是後一個動作的輸入。理解這個輸送帶的概念，後面設定就會很直覺。
打開 Automator，選擇新增文件，在跳出的類型選單裡點快速動作，按下選擇。進入編輯畫面後，最上方有一行工作流程接收目前的內容，請把它設為檔案或檔案夾，右邊的位於設為 Finder。
這一步非常關鍵。如果接收內容設錯，例如維持在文字，那你在 Finder 選檔案按右鍵時，動作根本吃不到檔案，會讓人以為做壞了。設成檔案或檔案夾，代表這個動作專門用來處理你選取的檔案。
在左側動作清單搜尋重新命名，你會看到重新命名 Finder 項目。把它拖到右邊工作區。這時 Automator 通常會貼心跳出詢問，是否要先加入拷貝 Finder 項目動作。
我強烈建議按加入。這個動作的意思是先把選取的檔案複製一份到指定位置，再對複製出來的檔案改名，原始檔案完全不動。批次操作最怕的就是一改就是幾百個，萬一規則設錯又蓋掉原檔，欲哭無淚。有了拷貝這道保險，就算改壞了，原檔還在。等你完全熟練、確定規則沒問題，再考慮拿掉這一步。
重新命名動作提供好幾種模式，這裡逐一說明常用的幾種。
第一種是加上文字。你可以在原檔名前面或後面加上固定字串，例如在前面統一加上 2026旅遊，讓一整批照片一眼就知道是哪次旅程。
第二種是替換文字。填入要尋找的字與要換成的字，例如把 IMG 換成 家庭聚會，其餘部分保留。這在整理相機檔名時特別好用。
第三種是加上日期或時間。可選擇建立日期或修改日期，加在檔名前後，適合需要依時間歸檔的文件。
第四種是製作序號。這是最實用的一種，可以把一整批檔案重新編號，設定名稱格式、起始編號與位數。我通常建議補零到三位數，例如 001、002，這樣在 Finder 依名稱排序時才不會出現 1、10、2 這種亂序。
你也可以把多個重新命名動作串在一起，例如先替換文字，再加序號，形成組合技。
規則設好後，按下鍵盤的儲存，幫這個快速動作取一個清楚的名字，例如批次加序號。回到 Finder，隨便找一個資料夾，選取幾個檔案，按右鍵，往下找到快速動作，點你剛做的那個動作。
第一次執行時，系統可能會請你授權存取檔案，允許即可。執行完，去看看拷貝出來的檔案是否照規則改好。確認沒問題，才放心拿去處理真正重要的一大批檔案。這也呼應我常講的一句話，任何批次操作，都先拿少量檔案試跑，成功了再放大。
最常見的問題是右鍵選單找不到你的動作。先回頭確認接收內容設為檔案或檔案夾，再到系統設定裡的延伸功能，找到 Finder 相關項目，確認你的快速動作有被勾選。
第二個雷是改名後檔案不見了。多半是拷貝動作把檔案複製到別的資料夾，其實沒有不見，只是換了位置，檢查一下拷貝動作裡設定的目的地即可。
第三個雷是序號排序怪怪的，通常就是沒補零。把位數設成三位數就能解決。
做好的快速動作，除了右鍵選單，其實還會自動出現在應用程式選單裡的服務項目。你選取檔案後，從選單列的 Finder 進去，服務底下就能看到它。如果你的 Mac 有觸控列，也能把常用快速動作放上去，操作更快。這代表同一個工具，你有好幾個入口可以呼叫，養成用起來會非常順手。
真正強的用法，是把好幾種重新命名動作串成一條龍。舉個實例，假設你要整理一批會議錄音檔，可以先用替換文字把系統給的亂碼前綴換成會議兩個字，接著加上日期讓每個檔名帶上時間，最後再製作序號補零到三位數。三個動作依序排好，一次執行就能把雜亂的檔名變成整齊劃一、可依時間與序號排序的格式。這種組合思維，正是自動化最迷人的地方，你等於替自己量身打造了一台專屬的檔名整理機。
我在門市反覆強調一句話，任何批次操作都要先拿三五個檔案試跑。原因很簡單，批次的威力在於一次處理大量，但一旦規則設錯，錯誤也會一次放大到全部。先用少量檔案確認結果完全符合預期，再把同一個快速動作套用到真正的一大批，這個習慣能替你擋掉九成的災難。
學會這一招，你會發現整理檔案的時間可以省下大半。更重要的是，這套邏輯可以延伸到很多地方，例如批次轉檔、批次縮圖，都是同樣的快速動作思維。先從改名練手，你就打開了 Mac 自動化的大門。