開會、上課、討論企劃，最缺的往往是一塊夠大又能一起寫的白板。iPad 上內建的「無邊記」App，英文叫 Freeform，就是為了這個需求而生。它給你一塊可以無限延伸的畫布，貼便利貼、畫圖、放照片、插入文件都行，重點是可以邀請多人同時編輯，大家的變動即時同步，很適合腦力激盪與遠端協作。
這篇會用 iPad 作為主要示範，帶你從建立白板、邀請夥伴到多人一起編輯，把整套協作流程走一遍。iPad 搭配觸控筆用起來特別順手，是這類白板工作最理想的裝置。
打開「無邊記」App，畫面會列出你已有的白板，右上角有一個建立新白板的按鈕，點下去就會開出一塊空白畫布。你可以用兩指縮放來拉近拉遠，用單指拖曳來移動視野。因為畫布是無限延伸的，一開始可能會有點抓不到方向，建議先在中間區域開始放內容，需要時再往外擴張。
上方工具列提供各種元件，包括便利貼、圖形、文字方塊、以及插入照片與檔案的按鈕。便利貼是腦力激盪最常用的元件，點一下就新增一張，雙擊即可打字。想換顏色分類議題，可以選取便利貼後在樣式選項裡改顏色，例如紅色代表待辦、綠色代表已完成，讓白板一目了然。
無邊記不是只能貼便利貼。工具列裡的圖形工具提供大量現成形狀，例如箭頭、方框、圓形，很適合畫流程圖或組織圖，畫好後可以直接在圖形上打字。文字方塊則適合放標題或大段說明。
更方便的是它可以直接插入照片、影片，甚至是文件檔案。你可以把簡報、PDF 或圖片拉進白板，讓討論的素材集中在同一個地方，不必在多個 App 之間切換。如果你手邊有 Apple Pencil，還能直接在畫布上手寫與塗鴉，圈重點、畫關聯線都很直覺，這也是 iPad 做白板的最大優勢。
白板做好之後，重頭戲就是找人一起編輯。在白板畫面的上方，通常會有一個協作或分享的圖示，點下去會出現邀請的選項。你可以透過訊息、郵件等方式把邀請連結送給對方。
分享前務必檢查權限設定。系統通常提供兩種模式，一種是「可以編輯」，另一種是「僅供檢視」。如果你希望大家一起動手，就要選「可以編輯」；如果只是要給人看，就選「僅供檢視」。門市最常遇到的求助就是「對方打不了字」，十之八九是權限設成了僅供檢視，這一點務必事先確認清楚。
當夥伴接受邀請進入白板後，你會看到他們的游標或名字出現在畫布上，代表他們正在哪個區域操作。每個人的新增、移動、刪除都會即時同步到所有人的畫面，這就是即時協作的魅力。開會時可以一人負責彙整，其他人各自把想法貼上便利貼，畫面很快就會長出一整片點子。
多人同時動的時候，建議事先約好分工，例如各自負責畫布的不同區塊，避免大家擠在同一個角落互相蓋來蓋去。你也可以在白板上先用大標題或框線把區域劃分好，讓每個人知道自己該在哪裡發揮，協作起來會更順。
無邊記的白板會透過 iCloud 同步，因此你在 iPad 上做到一半，回到 Mac 或 iPhone 上也能接著編輯，內容保持一致。這對外出時用 iPad 討論、回辦公室用大螢幕整理的工作流特別友善。
要順利同步，前提是各裝置都登入同一個帳號，並且開啟了無邊記的同步。如果你發現內容沒有更新，第一步先確認網路是否正常，再確認裝置有沒有登入同一個帳號。門市經驗是九成的同步問題，都出在網路不穩或登錯帳號這兩件事上。
第一個常見狀況是協作者反映看不到最新內容，通常是網路延遲或對方 App 版本較舊，請對方確認網路並更新到較新的系統版本再試。第二個狀況是不小心把別人的元件移動或刪掉了，這時可以用復原手勢或復原按鈕把動作退回，多人協作時尤其要善用這個功能。第三個狀況是白板越做越亂，建議定期整理，把相關元件群組起來、用框線分區，讓白板保持可讀。
最後提醒，邀請連結等於一把鑰匙，拿到連結的人可能就能進入白板，因此不要把連結公開貼在不特定人看得到的地方。協作結束後，若某些人不再需要參與，可以到分享設定裡調整或移除他們的存取權，保護白板內容的安全。
無邊記在真實工作裡有很多用法。開會時可以拿它當共用的會議記錄板，一人打逐字重點、其他人隨手補充待辦，散會前整塊畫布就是一份完整記錄。做企劃或設計時，可以把參考圖與草稿都貼上去，大家圍著同一塊畫布邊看邊改，比來回傳檔案有效率得多。老師上課也很好用，把題目與圖表放在白板上，學生各自在指定區域作答，即時就能看到每個人的進度。
要讓協作真正順暢，除了前面提到的分區與命名，還有一個小訣竅是先約好一套顏色規則，例如統一用某個顏色代表提問、另一個顏色代表結論，這樣不用開口，光看顏色就知道每張便利貼的性質。工具再強，最終還是要靠一點點事前的默契，才能把一塊無限大的白板用得井然有序而不失靈活。