用 iPhone 掃收據、發票存成 PDF，其實只要「備忘錄」或「檔案」App 就夠，不需要再裝第三方掃描程式。掃出來的是可搜尋的 PDF（iOS 備忘錄會自動 OCR 辨識中文），存到 iCloud Drive 裡按月份建好資料夾，手機、Mac、iPad 都同步得到，報帳或記帳隨時叫得出來。電子發票如果已經歸戶到手機條碼（/+8碼），直接在「財政部電子發票整合服務平台」查就好，這篇主要講紙本收據、報帳單、刷卡帳單的掃描歸檔流程。
「備忘錄」掃描是門市最常示範的方式，因為掃完直接存在備忘錄裡，要分享或存 PDF 都一步搞定。
操作路徑：
iOS 17 以後備忘錄內建 Live Text，掃完的 PDF 可以用文字選取、複製金額或店名，搜尋備忘錄時也能搜到內文，方便很多。
如果你習慣用資料夾管理，「檔案」App 掃描更直接——掃完直接存 PDF 到 iCloud Drive，省掉從備忘錄匯出的步驟。
操作路徑（需 iOS 16 以上）：
建議命名格式：20260615_全聯_148元 這樣日後搜尋一目瞭然。
台灣的電子發票歸戶邏輯不同，需要分開處理：
紙本店家自開的收據（非電子發票的那種）才需要掃描歸檔。
門市同仁自己的歸檔習慣是這樣：iCloud Drive 下建一個「📋 收據」資料夾，裡面按「年月」子資料夾，例如 2026-06，掃完的 PDF 命名帶日期＋來源＋金額，三個月內的存 iCloud，超過六個月壓縮到 Mac 的外接硬碟備份。
報帳用途的話，掃完可以直接用「檔案」App 的分享按鈕丟到 Google Drive、Line 或 Email，不用再轉存一次。
備忘錄的自動模式有時候在黑色背景或折痕多的收據上會誤判邊框，這時候切換成「手動」模式——點相機視窗左上角的「自動/手動」切換，手動拖拉四個角點到收據邊界，掃出來的會更準。
光線不夠的環境，直接點一下快門下方的「閃光燈」圖示開補光，iPhone 內建的閃光燈掃文件夠用，不需要額外打燈。
可以，但需要 iCloud Drive 配合。存在 iCloud Drive 的 PDF，iOS 的「檔案」App 搜尋欄位可以搜文件內文（Spotlight 也能搜）。前提是 PDF 必須含文字層——用備忘錄或「檔案」App 掃描的都會自動 OCR，第三方掃描 App 要看有沒有做 OCR。
Q：iPhone 掃描出來的 PDF 可以在電腦上打開嗎？
可以。存到 iCloud Drive 的 PDF，Mac 的「訪訪客」、Windows 的 iCloud for Windows、或任何瀏覽器登入 iCloud.com 都可以下載開啟，格式完全相容。
Q：掃描後 iCloud 空間不夠怎麼辦？
掃描一張 A4 大小的收據 PDF 大約 200–600 KB，一個月 30 張也才 15 MB 左右，免費的 5 GB iCloud 空間應付日常收據完全沒問題。要擔心空間的通常是照片/影片，不是掃描文件。
Q：台灣的電子發票可以直接掃 QR Code 存檔嗎？
可以，但需要另外的步驟。電子發票左邊的 QR Code 用相機掃可以看到發票內容，但不能直接存 PDF。建議還是透過「財政部電子發票整合服務平台」歸戶後統一管理，比一張一張掃 QR 有效率得多。
如果你有一大批紙本單據要整理，或想設定更完整的 iCloud 文件管理流程，歡迎來 iLab 門市找我們，現場示範給你看一次馬上就懂。也可以先到 /choose 選機時順便問問門市同仁。