門市櫃台最常被問的一句話，大概就是「我只是要把兩份 PDF 合成一份、簽個名，需要買 Adobe 嗎？」答案幾乎都是不用。Mac 內建的「預覽程式」這個常被忽略的小工具，已經把大部分人日常會碰到的 PDF 工作都包進去了——合併、簽名、畫重點、轉成圖片，全部免費、不用連網、檔案也不會被傳到哪個雲端去。對在意公司文件外流的人來說，這點其實比想像中重要。
下面就照大家最常用的四件事，一件一件講清楚。這些操作在 macOS Sonoma（14）以上都適用。
先講一個很多人踩過的坑：你在 Finder 裡把好幾個 PDF 全選起來、然後雙擊，預覽程式會「一個檔案開一個視窗」，根本合不起來。這不是 bug，是它預設的行為，所以正確做法是這樣：
在 Finder 選好要合併的 PDF（按住 Command 可以一次點選多個），對著它們按右鍵，選「打開方式」再挑「預覽程式」，這時所有檔案才會乖乖擠進同一個視窗。
接著看視窗左側，會出現一排頁面縮圖的側邊欄。如果沒看到，按 Command＋Option＋2，或從上方「顯示方式」選「縮覽圖」叫它出來。要排順序，直接在縮圖欄上拖頁面就行；想丟掉某一頁，點起來按 Delete。順序排好之後，走「檔案 → 轉存為 PDF」存出來。
這一步千萬別按成「儲存」——那會直接蓋掉你原本的檔案。養成「轉存」的習慣，後面幾個功能都用得到。
順帶一提，如果你只是要把 B 檔的第 3 頁塞進 A 檔的第 2 頁後面，不必先把整份文件拆開，在側邊欄把那張縮圖拖到對的位置就好。
簽名是這四件事裡面最實用的。預覽程式讓你用觸控板手寫、用攝影機拍紙本簽名、或是直接拿 iPhone／iPad 在螢幕上簽，三種任選。簽一次存起來，之後每份文件都能直接拿來蓋。
建立簽名的路徑是：隨便開一個 PDF，點工具列上那支鉛筆圖示（也就是「批注」工具列），找到「簽名」圖示，選「管理簽名 → 建立簽名」。接下來看你想用哪種方式——觸控板就用手指在板子上寫完按任意鍵確認；攝影機是在白紙上簽好、對著鏡頭，它會自己抓出來；要用 iPhone／iPad 的話，從選單選「從 iPhone 或 iPad」，連上之後在裝置上簽。簽完按「完成」就存起來了。
實際用下來，觸控板手寫的線條通常不太好看，比較推薦先在白紙上簽乾淨一點再用攝影機拍，效果會自然很多。
要把簽名放進文件時，一樣點「批注」工具列的「簽名」，選剛剛存好的那個，簽名物件就會跳到頁面上，拖到該簽的位置、拉邊角調大小，最後「檔案 → 轉存為 PDF」，簽名就嵌進去了。
這裡有件事一定要先講清楚，免得交件出包：
要在 PDF 上加東西，路徑是「工具 → 批注」，或直接點開批注工具列。常用的幾種標注這樣操作：
想打字就點工具列上的 T 圖示，再點頁面要放字的位置就能輸入；要螢光筆畫重點，先把 PDF 上的文字選起來，再從批注選螢光標示的顏色；底線、刪除線同理，選好字再挑樣式。畫箭頭或線條是點線條圖示、在頁面上拖出來；要框東西就用形狀圖示拉出圓形或矩形。
加完一樣記得用「轉存為 PDF」另存。原因跟前面一樣：直接按「儲存」會把標注壓進檔案、之後很難拆乾淨，所以先留一份原始乾淨版比較保險。文件如果很長、標注很多，可以在側邊欄切到「批注」標籤（顯示方式 → 批注），一次看到所有標注清單，跳頁找東西會快很多。
有時候你只是要把某一頁 PDF 變成圖片、貼到簡報或 LINE 群組裡。最直接的做法是打開 PDF 後走「檔案 → 轉存」——注意是「轉存」，不是上面一直在用的「轉存為 PDF」，兩個長很像別點錯。在「格式」下拉選單裡挑 PNG 或 JPEG，JPEG 可以拉品質滑桿、PNG 會保留透明背景，選好位置按「儲存」就完成。
要提醒的是，這個方法一次只會轉出你目前看到的那一頁。如果你要把整份幾十頁的 PDF 每一頁都變成獨立圖片，一張張轉會轉到天荒地老，這時候交給 macOS 內建的「自動操作程式」（Automator）比較聰明：開啟自動操作程式、新增一個「工作流程」，依序加入「取得 Finder 物件」、「將 PDF 頁面算繪成圖像」（這步可以選解析度跟格式）、「移動 Finder 物件」到你要的資料夾，存成應用程式或工作流程。之後要批次轉，把 PDF 拖進去就一次搞定。
老實說，會用到 Automator 批次轉檔的人不多，多數人偶爾轉個一兩頁，用前面的「轉存」就夠了，不必為了它特地去研究自動化。
合併之後才發現頁面順序排錯，還救得回來嗎？只要視窗還沒關，側邊欄縮圖隨時可以再拖。就算已經存檔了，重新用預覽程式開起來、調好再另存一次就行，PDF 不會因為這樣反覆存就變肥或變模糊。
那如果不小心用「儲存」存了一份有批注的 PDF，事後想把批注拿掉呢？這比較麻煩。按 Command＋S 的「儲存」預設會把批注扁平化嵌進檔案，通常救不回來。所以這篇從頭到尾一直強調的那個習慣——每次動手編輯前先「轉存為 PDF」另存新檔、留住原始乾淨版——真的是用預覽程式最該記住的一件事，比任何快捷鍵都重要。
把這四招摸熟，會發現 Mac 本身就能處理掉九成以上的 PDF 雜事。要是你正在挑一台 Mac、或想搞清楚哪台機型最符合自己的工作習慣，可以看看我們的選機建議，或直接來 iLab 門市實際操作看看再決定。