門市裡常有人拿著 Mac 來問，收件匣幾千封信怎麼整理。電子報、帳單、通知、工作信全部混在一起，重要的信淹沒在垃圾裡。其實 Mac 的郵件 App 內建一個很強但很多人沒用的功能，規則。它就像一位不用睡覺的私人秘書，每封信一進來就幫你自動分類、標記、封存，讓收件匣只留下真正需要你處理的信。
規則的邏輯很單純，符合某個條件的信，就執行某些動作。例如所有來自某電子報網域的信，一律移到電子報信箱並標為已讀。設定一次，之後永遠自動運作。今天就帶你從零建立一套順手的分類系統。
在設定規則之前，先想清楚你要把信分到哪裡去。到郵件 App 左側的側邊欄，找到我的 Mac 或你的帳號底下，用右鍵新增信箱，或從選單列的信箱選單新增。
我通常建議先建幾個常用分類，例如帳單、電子報、工作、通知。信箱就像資料夾，先把櫃子準備好，等一下規則才有地方把信放進去。這一步做好，後面會順很多。
從螢幕最上方的選單列點郵件，選設定，在跳出的視窗上方切到規則這個分頁。這裡會列出你目前所有的規則，一開始通常是空的。
點右邊的增加規則，就會跳出一張設定卡。最上面先幫這條規則取個清楚的名字，例如電子報自動歸檔。名字取得好，日後規則一多才不會自己都看不懂。
設定卡的上半部是條件，也就是什麼樣的信要被這條規則抓到。你可以依寄件人、收件人、主旨、內容等欄位來設。
舉幾個實用例子。想歸檔某個電子報，可以設寄件人包含它的網域。想把發票類自動分類，可以設主旨包含發票或收據。想抓特定專案的信，可以設主旨包含專案代號。
條件可以只設一條，也可以設多條。多條時上方能選擇符合任一條件或符合所有條件。符合任一適合把同類但來源不同的信集中，例如好幾個電子報網域都歸到同一箱。符合所有則適合精準鎖定，例如寄件人是某人且主旨含某字才處理。
設定卡下半部是動作，也就是抓到符合的信之後要做什麼。常用動作有幾種。
移動訊息，把信搬到你剛建好的分類信箱，這是最核心的整理動作。標記顏色或旗標，替信件上色，讓重要信一眼可辨。標為已讀，適合那些會自動歸檔、你不需要一封封點開的通知類。你甚至可以設定自動回覆或轉寄，但這類動作建議熟練後再用。
動作也能串多個。例如一條規則同時做移到電子報信箱加上標為已讀，信一進來就默默歸位，收件匣完全不會被打擾。
條件與動作都設好，按好儲存。這時郵件 App 通常會問你，是否要把這條規則套用到目前信箱裡已有的訊息。
如果你想順便整理堆積已久的舊信，就選套用，它會立刻把符合條件的舊信一併處理。如果你只想讓規則管以後的新信，就選不要套用。這個選擇很重要，很多人以為規則只管新信，其實它也能一次整頓歷史信件。
這一段請一定要看，因為它是學員最常卡住的地方。郵件 App 的規則是由上往下逐條執行的。也就是說，一封信會先給最上面的規則比對，再往下。
問題來了，如果你把一條很廣的規則放在最上面，例如寄件人包含某大網域就全部歸到一箱，那底下那條更精準的規則，例如同網域但主旨含發票要另外歸檔，就永遠吃不到信，因為信早被上面那條攔走了。
解法是把最專一、最精準的規則往上排，把最寬鬆、最廣的規則放下面。理解這個由上往下的順序，你的規則才會如預期般運作。當某條規則好像沒生效，第一個要檢查的就是順序。
第一個雷就是前面說的順序問題，多數沒生效的狀況都出在這。第二個雷是條件設得太廣，把不該歸類的信也掃進去，建議條件寧可先精準一點，觀察一陣子再放寬。
第三個雷是一開始就用刪除這類破壞性動作。我強烈建議規則剛上路時，先用標記顏色或移動信箱這種可回復的動作，確認判斷正確後，再考慮更進階的處理。萬一真的誤把信封存或移走，別慌，信通常還在對應信箱裡，用搜尋就能找回。
最後提醒一個觀念，郵件 App 的規則是套用在這台 Mac 上的，換一台裝置不會自動跟著跑。如果你希望手機與其他電腦都有一致的分類，可能要在各裝置分別設定，或改用郵件服務商在伺服器端提供的過濾規則。
規則負責把信自動歸位，但有些信你希望自己再看一眼，這時可以搭配旗標。讓規則替特定寄件人的信自動標上紅色旗標，你就能在收件匣裡一眼認出哪些是需要優先處理的。若再進一步，可以建立智慧型信箱，它不是真的搬動信件，而是像一個動態的篩選視窗，把符合條件的信集中呈現，例如把所有帶紅旗標且未讀的信匯整在一起。規則加旗標加智慧型信箱三者互補，等於替自己打造了一套分層的處理系統，重要的、次要的、可稍後看的各就各位。
用久了規則會越來越多，其中難免有些因為對方換了寄件網域，或你已經退訂某個電子報而失效。我建議每隔一段時間回到規則分頁清點一次，把用不到的規則刪掉，把還在用的檢查條件是否仍然正確。規則太多又雜，不但難維護，還可能因為順序交錯而互相打架。保持規則清爽，就像保持收件匣清爽一樣，都是需要偶爾整理的功夫。
把規則設好，你會發現每天打開信箱的心情完全不同。重要的信自動浮上來，雜訊自動沉下去，這種被整理好的清爽感，正是這套內建功能最值得你花十分鐘投資的地方。