過去要把一張紙本文件變成電子檔，得開電腦、開掃描器、對齊、預覽，一整套流程很麻煩。其實你 iPhone 上內建的「備忘錄」App 就有一台隱藏的掃描器，而且辨識邊界、自動裁切、修正變形都幫你做好了。門市裡很多客人拿到收據、合約、小孩的學校通知單，都是直接用備忘錄掃一掃就存起來，非常方便。
這篇會帶你完整走一遍，從掃描、簽名到輸出成 PDF，每一步都說清楚。整個過程不需要任何額外 App，全部用系統內建功能完成。
先打開「備忘錄」App，可以新建一則空白備忘錄，或打開你想把文件放進去的那一則。在編輯狀態下，畫面通常會有一個相機圖示，點下去會出現選單，選擇「掃描文件」。這時鏡頭就會開啟，進入掃描模式。
把文件平放在桌上，光線盡量均勻，避免頭頂燈在紙面反光。鏡頭對準文件後，系統會自動辨識紙張的四個邊角並框出範圍，通常在對準的瞬間就會自動拍攝。如果你想自己控制拍攝時機，可以在掃描畫面裡把快門模式切換成手動，這樣就由你按下快門決定。
掃描品質好不好，光線和背景是關鍵。門市最常給的建議是把文件放在顏色和紙張對比明顯的桌面上，例如白紙就放在深色桌面，這樣系統辨識邊界會又快又準。如果背景和紙張顏色太接近，框選容易失敗，掃出來就會歪掉或裁到內容。
拍攝完成後，你可以在四個角落拖曳控制點，手動微調裁切範圍，確保整份文件都在框內、又不會框到多餘的桌面。多頁文件可以連續拍攝，一頁拍完接著拍下一頁，全部拍完再按「儲存」，系統會把它們合併成同一份文件。這一點對合約或多頁通知單特別實用。
掃描進來的文件如果需要簽名，完全不用印出來再掃一次。點開剛剛掃好的文件，進入預覽畫面，右上角或工具列會有一個標示工具的圖示，通常是一支筆的樣子，點下去進入「標示」模式。
在標示模式裡，畫面會出現畫筆、螢光筆與簽名等工具。點選簽名相關的按鈕，可以選擇加入新的簽名。第一次使用會請你用手指或觸控筆在螢幕上簽一次名，簽好之後系統會把它存起來，之後就能重複使用。把簽名產生出來後，用手指把它拖到文件上正確的位置，再拉動邊角調整大小，讓它的比例看起來自然。除了簽名，你也可以用畫筆勾選、用文字工具填寫欄位，等於把文件直接在手機上處理完。
文件簽好、標示好之後，就可以輸出成 PDF 分享出去。在文件的預覽畫面點分享圖示，也就是那個往上的箭頭，系統會跳出分享選單。掃描文件本身就是以 PDF 的形式儲存與分享，你可以直接透過郵件、訊息傳給對方，或選擇「儲存到檔案」把它存進「檔案」App 裡歸檔。
如果你要寄給公司或機關，建議先把檔名改成有意義的名稱，例如加上日期和文件性質，方便對方一眼辨認，也方便你自己日後搜尋。存到「檔案」App 之後，還能進一步整理到指定資料夾，長期累積下來就是一套隨身的電子文件庫。
掃描完的文件放在備忘錄裡，最怕的就是之後找不到。門市建議善用備忘錄的標題與資料夾功能，替每份文件的備忘錄取一個清楚的標題，例如「租約」「保固卡」，再分類到對應的資料夾。備忘錄本身也支援搜尋，養成命名習慣後，要調閱任何一份文件都很快。
如果掃描的是含有個資或敏感內容的文件，例如證件或合約，建議善用備忘錄的鎖定功能，替該則備忘錄上鎖，需要驗證才能開啟。這樣即使手機借給別人看照片，也不用擔心重要文件外流。
第一個常見狀況是掃出來的文件是歪的或偏暗，多半是光線不足或邊界沒框好，重掃一次並注意光線與背景對比通常就能解決。第二個狀況是找不到相機或掃描按鈕，記得要先讓備忘錄進入可編輯狀態，按鈕才會出現。第三個狀況是簽名比例怪怪的，那是拖進去後沒有調整大小，記得拉動邊角讓它符合欄位。
最後一個重要提醒，正式的法律文件是否接受電子簽名，各機關與各公司規定不同，送出前最好先向對方確認接受的格式與方式，避免白忙一場。把備忘錄當成隨身掃描與簡易簽署工具，日常大小文件幾乎都能在手機上一次搞定。
真正讓這個功能發揮價值的，是把它變成收到紙本就順手掃的習慣。門市裡我們常舉一個例子，家裡的保固卡、發票、繳費單這類容易弄丟的小紙片，收到當下就用備忘錄掃一份存進固定資料夾，日後要退換貨或報帳時就不用翻箱倒櫃。小孩學校發的通知單也一樣，掃起來還能直接標示重點日期，比塞在書包裡可靠得多。
如果你經常需要處理多頁文件，可以善用連續掃描一次拍完再合併的特性，一份十幾頁的資料幾分鐘就數位化完成。掃描後別忘了回頭替備忘錄取好標題並歸類，因為決定日後找不找得到的，往往不是掃描本身，而是你有沒有花那十秒鐘命名與分類。把這套流程練到反射動作，你的手機就是一台永遠帶在身上、隨時待命的掃描器。