很多人一遇到要編輯 PDF，第一個反應就是上網找付費軟體，或忍受一堆有浮水印、有次數限制的線上工具。但其實你的 Mac 早就內建了一個相當夠用的 PDF 編輯器，就是那個平常拿來看圖看檔的「預覽程式」。它低調到很多人從沒發現，原來合併文件、加簽名、標註重點、刪頁重排這些日常需求，它全都做得到，而且完全免費。
這篇會把預覽程式處理 PDF 的幾個核心功能一次講清楚。學會之後，大部分日常的 PDF 工作你都能自己搞定，既省錢又不用把文件上傳到來路不明的網站，對隱私也更安心。
開始之前，先確定你是用預覽程式開啟 PDF。對著 PDF 檔案按右鍵，選擇「打開檔案的應用程式」裡的「預覽程式」即可。開啟後，最重要的第一步是把縮圖側邊欄叫出來：到上方選單的「顯示方式」，選擇顯示縮圖，這時視窗左側就會出現每一頁的小縮圖。
這排縮圖是你操作頁面的主要介面，後面講到的重排、刪頁、合併，幾乎都靠它。花點時間習慣在縮圖區點選、拖曳的手感，接下來的操作就會很直覺。可以把它想成一疊實體文件攤在你面前，你可以隨意抽換、調換順序。
有了縮圖區，調整頁面順序就跟拖東西一樣簡單。想把某一頁移到前面或後面，直接在縮圖區把它拖到你要的位置放開即可，其他頁會自動讓位。整份文件的頁序，你想怎麼排就怎麼排。
刪頁也很直接：在縮圖區點選你不要的那一頁，按鍵盤的刪除鍵，它就消失了。要一次刪多頁，可以按住 Command 逐一點選、或按住 Shift 選一段連續的頁面，再一起刪除。這在整理掃描檔特別有用，例如掃描時多掃了空白頁、或有幾頁不需要，幾秒就能清乾淨。要提醒的是，處理重要文件前最好先備份一份，以免刪錯又存檔後救不回來。
合併 PDF 是很常見的需求，例如把好幾張掃描的單據併成一份、或把幾份報告整合起來。用預覽程式做這件事出乎意料地簡單：先開啟其中一份 PDF、顯示縮圖區，然後把另一份 PDF 檔案直接從桌面或 Finder 拖進這個縮圖區，放在你想插入的位置，它就會併進來。
不只 PDF，圖片檔也能用同樣方式拖進去變成新的頁面，很適合把照片、截圖夾進文件裡。合併之後，你還能繼續用前面教的拖曳重排、刪頁功能微調頁序，把最終的文件整理成你要的樣子。全部弄好再一次存檔，一份完整的合併 PDF 就完成了，完全不需要任何額外軟體。
如果你要在 PDF 上標重點、寫意見、或填一些欄位，就要用到「標示工具列」。在工具列上找到那個看起來像筆尖的標示按鈕點下去，上方會展開一整排標註工具。
這裡功能很豐富：你可以加入文字方塊，在 PDF 任意位置打字，適合填表單或補充說明；可以畫方框、圓圈、箭頭，圈出重點或指向某處；可以用螢光筆把重要句子刷起來；還能用形狀與線條做各種標記。這些標註都是加在 PDF 上、可以事後選取移動或刪除的物件，不會破壞原本的內容。對於審閱文件、批改、或回覆對方在文件上提出的問題，這套工具非常實用。
預覽程式最受歡迎的功能之一，就是簽名。很多文件需要簽名回傳，以前得列印、簽名、再掃描回去，一來一往很麻煩。用預覽程式，你可以把簽名直接加到 PDF 上。
在標示工具列裡找到簽名功能，它提供幾種建立簽名的方式：一種是用觸控板，直接在觸控板上用手指寫下你的簽名；另一種是把簽名寫在白紙上、用 Mac 的相機拍下來，系統會自動去背擷取。建立好的簽名會存起來，之後任何文件都能一鍵插入、調整大小與位置。這對經常要簽署文件的人省事極了。不過要提醒，影像形式的簽名可能被複製，涉及重要或有法律效力的文件時，是否適合用影像簽名、或需要正式的數位簽章，請依對方要求與文件性質判斷，這裡的說明僅為操作示意。
編輯完成後，存檔方式有兩種思維。如果你確定要覆蓋原本的檔案，直接用儲存即可。但更保險的做法，尤其是處理重要文件時，是先用複製或另存新檔，保留一份沒被動過的原始檔，把編輯後的成果存成另一個檔名。這樣萬一之後發現改錯了，還有原始版本可回頭。
編輯過程中如果一時手滑改壞，記得可以用還原快捷鍵退回上一步。但一旦覆蓋儲存又關掉檔案，通常就難以復原了，這也是為什麼養成先備份的習慣這麼重要。多一個動作，換來的是不怕出錯的安心。
最後補幾個實用心法。想只擷取 PDF 其中幾頁時，可以在縮圖區選取那幾頁，拖到桌面產生新檔，或把不要的頁刪掉再另存，就能得到精簡版。想壓縮檔案大小方便寄送時，可在匯出時選擇縮減檔案大小的選項。想快速旋轉拍歪的掃描頁，選取該頁用旋轉功能轉正即可。
把這些功能組合起來，預覽程式幾乎能應付日常九成以上的 PDF 需求。下次再有人問你要用什麼軟體改 PDF，你就知道答案其實一直躺在你的 Mac 裡，不用多花一毛錢，也不用把文件交給陌生的網站。