很多人用提醒事項只是把它當一張長長的清單，所有事情不分類全部往裡塞，結果越積越長，重要的事被淹沒在瑣事裡。真正讓待辦系統失效的，不是事情太多，而是它們散落各處、沒有結構，讓你每次打開都得從頭掃一遍才知道該做什麼。
iPhone 的提醒事項其實內建了標籤和智慧列表兩項功能，組合起來可以打造一套會自動歸位的待辦系統。你只要在建立待辦時順手貼個標籤，系統就會依你設定的規則把它自動收到對的地方，之後查看時各主題一目了然。這篇就帶你從零建起這套流程。
標籤是整套系統的地基。新增一筆提醒之後，你可以在內容裡直接打井字號加上關鍵字，或用輸入區下方的標籤按鈕來加，例如貼上工作、採買或電話。這筆待辦就等於被貼上了這個主題的標記。
標籤和一般文字的差別在於，它是系統認得的分類依據，之後可以拿來自動篩選。這裡要提醒一個新手常犯的錯，就是把標籤當成內文亂打，結果每筆的寫法都不一樣，例如一下打工作一下打上班，系統就會當成兩個不同標籤。所以第一步要先想清楚你的標籤怎麼命名。
在開始亂貼之前，先花幾分鐘規劃。想想你的生活主要分成哪幾塊，挑出幾個最常用的主題當標籤，例如工作、家庭、電話、採買、等待中。重點是寧少勿多，維持精簡。
標籤最怕的就是氾濫。如果你建了二三十個標籤，每次貼的時候都要想半天該用哪個，那就本末倒置了。我在門市都建議同學先從三到五個最核心的主題開始，用一段時間覺得真的不夠，再慢慢補上新的。標籤系統跟衣櫃一樣，分類太細反而每天都在猶豫，粗一點反而好用。
標籤貼好之後，真正的魔法在智慧列表。到提醒事項的首頁，點新增列表，這時候選「智慧列表」而不是一般列表。一般列表要你手動把待辦丟進去，智慧列表則是你設好規則，系統自動幫你把符合的待辦抓進來。
為這個智慧列表取個名字，例如工作總覽，然後進入條件設定畫面。這就是它聰明的地方，你不用再手動搬待辦，只要定義好條件，任何符合的待辦一建立就會自動出現在這份列表裡，等於你請系統幫你當秘書分類。
在智慧列表的條件畫面裡，你可以依標籤、日期、時間、位置或優先順序來篩選。最常用的就是依標籤，例如設成包含工作標籤，那麼所有貼了工作標籤的待辦，不管它原本被放在哪個列表，都會自動集合到這份工作總覽裡。
智慧列表也支援組合多個條件，例如同時要求包含某標籤又在本週到期，就能得到一份本週工作清單。不過我建議新手先從單一條件用起，先體會到自動聚合的效果，等熟悉了再玩組合條件。條件設得越精準，聚合出來的清單就越貼近你當下真正想專注的範圍。
分類解決了看得清楚的問題，但待辦還要在對的時機提醒你才有用。編輯一筆待辦時，開啟指定日期時間，系統就會在你設定的時間跳出提醒。這適合有明確截止時間的事，例如幾點要回電話、幾號前要繳費。
更進階的是位置提醒。開啟位置提醒後選抵達某個地點時提醒，例如把買牛奶這筆設成抵達超市附近時提醒，你人一到就會跳出來，不會又空手走出店門才想起來。要注意位置提醒需要定位權限與網路，若設成僅使用期間允許可能不會在背景觸發，記得到設定確認提醒事項的定位權限，並把地點範圍設寬一點，這樣觸發才穩定。
待辦一多，光是分類還不夠，你還得知道哪些要先做。在每筆待辦的詳細資訊裡可以設定低、中、高的優先順序。設好之後，你可以再建一個智慧列表，條件設成優先順序為高，就能把所有重要的事單獨聚成一份清單。
這份高優先清單就是你每天的作戰重點。當事情多到讓你焦慮時，先別看那份落落長的總清單，打開高優先清單，把最重要的幾件先解決掉，一天的價值就出來了。優先順序加上智慧列表，等於幫你自動把最該關注的事推到眼前。
再好的系統都需要維護。提醒事項內建了今天與排程兩份列表，會自動把當天到期和未來排程的待辦整理出來。建議養成每天早上花兩三分鐘掃一遍今天列表的習慣，看清楚今天要處理哪些事。
處理完的待辦記得向左滑或打勾標記完成，讓清單保持乾淨。完成的成就感也是持續用下去的動力。整套流程走順之後你會發現，你花在整理待辦上的時間變少了，因為標籤和智慧列表已經幫你把分類和聚合都自動做掉，你只需要專心把事情一件件完成。這就是一套會自動歸位的待辦系統帶來的輕鬆感。