門市裡最常碰到的一種客人，是手機裡裝了三四個待辦 App，結果哪個都沒在用，事情照樣漏。問下去通常是同一個問題：行事曆、提醒、筆記全混在一起，今天到底要做什麼，自己也說不清。
老實說，這跟你用哪套軟體沒太大關係。Apple 內建那三個——行事曆、提醒事項、備忘錄——再配上專注模式，對絕大多數人來說已經很完整，而且免費、跨裝置同步又穩。真正的關鍵是把它們的職責分乾淨，不要讓一件事可以丟進三個 App 裡。
先講最容易亂的一刀：有明確時間、會佔掉你一個時段的，放行事曆；沒固定時間、做完打個勾就結束的，放提醒事項。開會、上課、看診，這些是行事曆的事，因為它們會卡住你某段時間。買牛奶、回某封信、繳費，這些是提醒事項的事，什麼時候做不一定，但總要有人盯著別忘。光是這條分清楚，待辦清單就不會再變成一坨。
現實場景舉個例：你這週要準備一份簡報，截止是週五下午三點。週五 15:00「交簡報」這個死線本身算行事曆事件（固定時刻、卡時段）；但「整理數據」「跟主管確認方向」「下載參考模板」這些準備步驟，是提醒事項。把截止日放行事曆，把子任務放提醒事項，兩個 App 各做各的事，不打架。
另一個容易踩的雷：把「運動」「讀書一小時」這種習慣類任務丟進行事曆時段，但你實際上執行時間每天都不一樣。這種用提醒事項的重複提醒更彈性，做完就勾，沒有「我沒照時程來就心虛」的心理負擔。
行事曆最常亂的原因不是沒在用，是分類太多或根本沒分類。iOS / macOS 上的行事曆支援多個「日曆清單」，每個清單可以設顏色。實際推薦的分法是三到四個就夠：
顏色區分這件事不要小看。行事曆在週視圖看的時候，顏色是讓你一眼掃完整週壓力的關鍵——紅色一堆代表工作爆了，你馬上知道要調整。
設定路徑（iPhone）：行事曆 App → 左上「行事曆」→ 點「+」新增 → 命名、選顏色、選 iCloud 帳號儲存
設定路徑（Mac）：行事曆 App → 側邊欄「＋」→ 命名 → 右鍵可設顏色
提醒事項自己也別讓它變垃圾桶。它的標籤跟智慧列表很好用，實際用下來，我會建議照情境分，而不是照專案分——像「今天」「工作」「採買」這種，因為人是看當下情境在做事的。在超市時你想看的是採買清單，不是某個專案的全部子任務。
標籤怎麼打： 提醒事項右下角的「詳細資訊」裡有標籤欄位，直接打 #採買 或在文字裡輸入 # 就會自動建立。打過的標籤會記住，下次直接選。
智慧列表怎麼設： 側邊欄最下方「新增智慧列表」→ 可以條件篩選：有特定標籤、截止日在今天之前、特定優先等級。例如設一個「今天要做」智慧列表，條件是「截止日＝今天或更早」＋「未完成」，每天早上看這個清單就好，不用翻每一個清單。
這個功能 iOS 15 / macOS Monterey 開始有，若你用的是更舊版本，以官方說明為準。
子任務也值得善用。一個「繳電費」底下可以展開「確認金額」「找 APP 帳號密碼」這類小步驟，主任務沒全勾完不會打勾，這樣一個任務的完整度一眼就清楚。
提醒事項有一個很多人沒發現的功能：位置觸發。你可以設定「到了某個地點時提醒我」。
設定路徑：新增提醒 → 點「詳細資訊」→「加入位置」→ 輸入地點（如「好市多」「公司」）→ 選「到達時」或「離開時」
台灣的 Apple Maps 在定位準確度上已經夠用，設常去的超市、公司、家裡都沒問題。這對「到家記得放洗碗機」「到公司記得交表單」這類事，比設時間提醒更準確，因為你不可能每天準時到家。
備忘錄則是收所有「還沒成形」的東西：開會隨手記、查到的資料、突然冒出來的點子。它能手寫、能掃描紙本文件、能插表格，所以紙本收據、白板照片這類也都丟得進去。用資料夾分大類、用標籤做橫向的串連，找東西才快。
一個常見的誤用，是把待辦寫在備忘錄裡——寫了就沉到底，永遠不會再被提醒。待辦該回提醒事項，備忘錄只留資料跟想法。
備忘錄裡幾個實用功能，值得特別說：
掃描文件： 備忘錄 → 點相機圖示 → 「掃描文件」，會自動偵測邊緣、校正透視、輸出 PDF。台灣人最常用在掃收據、合約、保固卡，比用相機拍清楚很多，而且直接存在備忘錄裡不怕找不到。
鎖定備忘錄： 機密的筆記可以單獨加密，Face ID / Touch ID 解鎖，跟裝置密碼分開。存帳號密碼之類的東西，這比截圖存在相簿安全得多。
快速備忘錄（Quick Note）： Mac 上把滑鼠移到螢幕右下角，或 iPad 用 Apple Pencil 從右下角滑入，會彈出快速備忘錄視窗，不需要切 App 就能記東西，寫完繼續做手邊的事。iPhone 可以從控制中心加入備忘錄捷徑達到類似效果。
備忘錄資料夾結構怎麼設： 不用建超深的階層，兩層就夠。第一層放大類（工作、個人、參考資料），第二層才是子分類（工作底下放專案名稱）。標籤則用來做跨資料夾的搜尋——比如打 #客戶 就能把散落各資料夾的客戶相關筆記全撈出來。
分工弄好，接著處理「被打斷」。工作時段把專注模式切到「工作」，只放行你真正在乎的通知，其他先擋著。這個設定對在門市、在開放辦公室的人差別很明顯，少了那些跳出來的群組訊息，一段時間能專心做完一件事，而不是每五分鐘被拉走一次。
專注模式跟行事曆可以直接綁在一起：在「工作」專注模式設定裡，開啟「使用行事曆事件自動啟動」，偵測到你有工作行程時就自動觸發，不用手動切。這個功能 iOS 16 之後更穩定，iOS 17 之後還能設特定行事曆清單才觸發，不會把個人行程也算進去。
講完各自的功能，實際怎麼組起來？這是門市最常被問到的問題。一個穩定的日常流程大概是這樣：
早上（五分鐘）： 打開行事曆看今天的時段，打開提醒事項「今天要做」智慧列表，確認今天三件最重要的事是哪三件。這不是什麼晨間儀式，就是確認方向的動作，五分鐘以內。
執行中： 臨時想到的事直接丟提醒事項，不要先記在腦子裡，不要貼便利貼。突然有靈感或資料要記，丟備忘錄。不要在做事途中去決定「這件事什麼時候做」，那是另一個時間的工作。
晚上或週五（清倉）： 提醒事項裡沒完成的，重新評估——是真的要做就給個截止日，是不重要就刪掉，別讓它一直掛著佔視覺空間。備忘錄裡的散記看一遍，有需要行動的項目，移進提醒事項。
這套流程沒有什麼獨創，就是把工具職責分清楚之後，自然跑出來的節奏。
這套東西真正好用的地方，是它本來就長在整個系統裡。登入 iCloud 之後，iPhone 上記的、Mac 打開就在，不用再手動同步或匯出。寫到一半要換裝置，接力還能直接把同一份備忘錄接著打下去。這種無縫，第三方 App 多半要另外付費訂閱才換得到，內建直接就有。
另一個現實差異：原生 App 跟 Siri 整合最深。你可以說「嘿 Siri，提醒我明天早上九點前回信給林先生」，它直接建一筆提醒事項，連手都不用碰。第三方 App 不一定有這個整合，或要額外設定。在開車、在廚房、手邊不方便的時候，這個差距就很明顯。
等你把基本流程跑順，再來談自動化。常見的做法是用捷徑做一個「今日整理」，早上一鍵把今天的行程跟待辦攤在眼前；或是設個自動化，到公司就自動開工作專注模式。
幾個實際可用的捷徑範本：
這些是錦上添花，先別急著一上來就玩，把分工的習慣養成才是地基。流程不穩就套自動化，你很快就不知道那個捷徑在幹嘛了。
大部分人真的不用。會需要它們的，通常是有很具體的工作流——跑專案管理、要建資料庫、團隊要共用看板那種。如果你的需求就是「別漏事、知道今天做什麼」，內建三件套加專注模式綽綽有餘，先用熟再決定要不要花那筆訂閱費，順序別反了。
Things 3 的一次性買斷要近千元，Notion 免費版有功能限制，Obsidian 的學習曲線對一般人來說不低。這些工具本身都很好，但如果你連 Apple 內建的提醒事項都還沒用順，去用更複雜的工具只會讓你花更多時間在設定工具本身，而不是做事。
Q：iCloud 行事曆和 Google 行事曆可以同時用嗎？
可以，而且這是台灣很多人的實際狀況——公司用 Google Workspace，私人用 iCloud。在 iPhone「設定 → 行事曆 → 帳號」裡，把 Google 帳號加進去，Google 行事曆的事件就會出現在原生行事曆 App 裡，兩個並存，不衝突。唯一要注意的是，在行事曆新增事件時，要確認是存在 iCloud 還是 Google 帳號底下，別搞混。
Q：提醒事項可以跟別人共用嗎？比如跟家人共用採買清單？
可以，而且這是很多家庭實際在用的方式。做法是在提醒事項側邊欄，找到你想共用的清單，左滑 → 「共用清單」，輸入對方的 Apple ID 邀請。對方接受之後，你加一筆、他的裝置就會同步更新，誰先買完誰先打勾，不用傳訊息確認。前提是雙方都要有 Apple ID 並開啟 iCloud。
Q：備忘錄的資料會存在哪裡？換手機會不會不見？
如果你是用 iCloud 帳號的備忘錄，資料存在 iCloud 上，換機重新登入就回來了。如果你用的是「我的 iPhone」那個本機帳號，資料只在這台機器上，備份要靠 iTunes / Finder 備份或 iCloud 備份。建議確認設定路徑：設定 → 備忘錄 → 預設帳號，選 iCloud，之後新建的備忘錄就都走雲端，不怕換機丟失。
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