很多人寫提案、做報價單，第一個動作還是把 Pages 或 Numbers 檔存到桌面，改完再用 LINE 傳一份過去，對方改完又傳回來，最後桌面上躺著「最終版」「最終版2」「真的最終版」。其實 iWork 早就不用這樣搞了。
Pages、Numbers、Keynote 這三款蘋果自家的文書、試算表、簡報 App，全都內建即時協作——不用另外訂閱、不用裝外掛。把文件丟到 iCloud 雲碟，按一下「協作」邀請對方，兩個人就能在各自的 iPhone、iPad、Mac，甚至是瀏覽器上同時編輯同一份檔案，誰改了什麼當下就看得到。門市裡最常被問的也是這個：「這跟 Google 那套差在哪？」差在它本來就裝在你的蘋果裝置裡，不用再開另一個帳號。
協作會卡關，九成都是出在開始前沒設好，不是功能壞掉。
第一件，也是最重要的：文件一定要存在 iCloud 雲碟，不能放在「我的 iPhone 上」這種本機位置。 iPhone、iPad 到「設定 →〔你的名字〕→ iCloud → iCloud 雲碟」打開；Mac 則到「系統設定 →〔你的名字〕→ iCloud → iCloud 雲碟 → 選項」，把 iWork（Pages、Numbers、Keynote）那幾項勾起來。
再來是網路。協作期間每個改動都靠 iCloud 同步，能接 Wi-Fi 就接 Wi-Fi，比吃行動網路穩。最後，三方裝置的 App 盡量都更新到最新版，免得格式對不上;系統最低要 iOS 17 或 macOS 14。
在 iPhone 或 iPad 上，打開要協作的那份文件，點右上角那顆 人形加號的「協作」圖示。跳出「加入人員」之後，有兩個權限要先想清楚：
存取權選「只有受邀的人員」還是「任何有連結的人員」。老實說，除非是要公開給一大群人看的東西，不然我都建議選「只有受邀的人員」，外洩風險小很多。權限那欄則是決定對方「可以進行更改」還是「只能檢視」——給客戶看報價就唯讀，跟同事一起寫才開可編輯。
設定完選傳送方式。同一個空間、對方就在旁邊，AirDrop 最快;遠端就用 iMessage、Mail，或乾脆「複製連結」貼到 LINE 群組。對方點一下連結，就會自動開啟 iCloud 上那份文件加入進來。
Mac 的流程幾乎一樣：從 Finder 或 App 裡開檔，點工具列右上角的「協作」按鈕（一樣是人形圖示），或走選單列「協作 → 共享文件」，設好存取與權限、選寄送方式，按「共享」連結就出去了。
進到協作狀態，畫面會多出幾樣東西。每位協作者各有一個顏色的游標或外框，旁邊還帶著名字縮寫，你一眼就知道誰現在在動哪一塊。對方一打字、一拖動物件，你這邊幾乎不用刷新就跟著變，反應快到像在同一台機器上操作。
Pages 還多一招別人沒有的：追蹤修改。到「編輯 → 追蹤修改」打開，之後所有改動都會留痕，你可以一條一條接受或拒絕，多人審稿、抓誰動了哪句話特別好用。Numbers 和 Keynote 沒有追蹤修改，但別擔心，它們有版本紀錄可以救。
要翻版本紀錄，Mac 走選單「檔案 → 回復 → 瀏覽所有版本」;iPhone、iPad 則點右上角「⋯」→「回復為」→「瀏覽所有版本」。進去之後拖時間軸，自動存的每個版本都翻得到，看到對的那版按「回復」就拉回來了。
協作不是邀進來就放著不管。點文件裡的「協作」圖示 →「管理共享文件」,畫面會把所有協作者列出來。想改誰的權限、把可編輯降成只能檢視，或是直接把某個人踢掉，點他名字旁的「⋯」就有選項;一移除，對方馬上連檔案都打不開。要徹底結束、收回成只有自己能動，就按最下面的「停止共享」。
「我傳連結給對方，他點了卻說『無法存取』?」 這題每週都會遇到。多半是因為你存取權設了「只有受邀的人員」,卻用「複製連結」的方式傳——這兩件事本來就互斥，系統不認那串連結是不是給對的人。兩個解法挑一個：進「管理共享文件」按「加入人員」,用 iMessage 或 Mail 直接對 他的 Apple ID(通常就是他的 Email) 發邀請;或是把存取權改成「任何有連結的人員」再重傳一次。
「Numbers 一起算，結果數字錯了，怎麼知道是誰改的？」 Numbers 沒有逐格的修改紀錄，沒辦法直接抓兇手，但可以靠版本紀錄回溯：「檔案 → 回復 → 瀏覽所有版本」,一個時間點一個時間點比對，找出是哪一版開始出包。如果一起編的人很多，我的建議是直接在表格旁邊多開一欄「修改說明」,規定每個人改完自己填一句，等於用人工幫這份表做了一本變更日誌，之後對帳省事很多。
把這套流程跑順，一份提案從頭到尾就只會有一個檔案，不用再傳來傳去。如果你還在挑要用 iPhone、iPad 還是 Mac 來處理這些工作，或想實際摸一摸協作的手感，歡迎到 iLab 門市現場試，或先看看選機建議。