用 Numbers 做試算表與記帳：比 Excel 更直覺
總 iLab學校總務長日常操作・基本設定・長輩教學・依官方資訊整理開始前
門市裡最常被問到的一句話：「我以前都用 Excel，換成 Mac 之後 Numbers 到底要怎麼用？」通常問這句話的人，臉上都帶著一點防備——好像 Apple 又給了一個「漂亮但不好用」的東西。
我每次的回答都一樣：你先別急著拿它跟 Excel 比。Numbers 不是 Excel 的縮水版，它是用 Apple 自己那套邏輯重做了一遍試算表。表格不是塞滿整個視窗，而是像一張紙浮在畫布上，你可以隨意搬、隨意排；打公式的時候它會跳出中文說明讓你挑，不用記那一長串英文。這些差別，光用講的沒感覺，做一次就懂了。
所以這篇我不囉嗦理論，直接帶你做一張自己用得到的東西——個人記帳表。本文以 macOS 14（Sonoma）以上為準，iPadOS 17 以上的 Numbers 操作邏輯幾乎一樣。
先把表開出來
從 Launchpad 或 Finder 的應用程式資料夾找到 Numbers，點兩下打開。啟動畫面按「新增文件」，會跳出範本選擇器——這裡先別被那些漂亮的範本迷惑，直接選最上排的空白，按「選擇」進去。
進來後畫面中央會有一張預設表格，左上角 A1 那格已經被選起來了（藍色框）。記帳要記什麼？日期、花在哪、買了什麼、花多少、收多少。所以第一列就照這個順序打標題：
| 欄 | 標題 |
|---|---|
| A | 日期 |
| B | 類別 |
| C | 摘要 |
| D | 支出 |
| E | 收入 |
打完一格按 Tab 跳到下一格，別用滑鼠一格一格點，那太慢了。
打完這列標題後有個小動作很多人會漏掉：把 A1 到 E1 全選起來，到右側面板的「表格」確認第一列已經設成標題列（字會變粗、底色會自動出現）。為什麼要管這個？因為之後你要排序、要篩選，Numbers 是靠這列來認得「哦這是欄位名稱，不是資料」，沒設好的話排序會把標題也一起排進去，那就亂了。
讓輸入變順手，靠的是格式
這一步是新手跟老手記帳體驗差最多的地方。很多人一格一格手打「2026/6/9」、手打「NT$」，記三天就放棄了。其實格式設一次，後面全自動。
先處理日期。點 A2 那格（第一筆資料的日期），右側面板切到格式，儲存格類型改成「日期與時間」，格式挑「2024/1/1」這種短的，時間選「無」。設好之後你輸入 6/9 按 Return，Numbers 會自己幫你補上年份。
再來是錢的兩欄。點 D 欄上面那個灰色字母「D」，按住 Shift 再點 E，兩欄一起選起來，儲存格類型挑「貨幣」，符號選「NT$」，小數位數設 0——記帳記到角分沒意義，看了心煩。設完之後你打數字進去，它自己變成 NT$ 開頭，乾乾淨淨。
三條公式，月底結餘自己算出來
記帳記了一個月，最想知道的就是一句話：這個月到底是賺還是賠。隨便輸入幾筆資料後，我們在右邊空一點的 G 欄做個小小的摘要區，跟左邊的明細分開。
G1 打「總收入」，旁邊 H1 打 =SUM(E2:E100)。
G2 打「總支出」，H2 打 =SUM(D2:D100)。
G3 打「結餘」，H3 打 =H1-H2。
就這樣。Numbers 的函數用法跟 Excel 一模一樣，輸入 = 之後開始打函數名稱，它會跳出一串中文說明讓你選，不用死記英文。這也是我前面說「別拿它跟 Excel 比」的原因——能讓你的 Excel 經驗直接搬過來，何必比。
如果你想精細一點、只算某個月的收入，把 H1 換成 SUMIF：
=SUMIF(A2:A100,">="&DATE(2026,6,1),E2:E100)
這條只會加總 2026 年 6 月以後的收入，想換月份就改 DATE 裡那三個數字。
加張圖，錢花在哪一眼看穿
數字看久了會麻木，圖不會。選 B 欄（類別）跟 D 欄（支出）——先點 B，按住 Command 再點 D，兩欄一起選——然後點上方工具列的「圖表」按鈕，挑圓餅圖。
圖會浮在畫布上，拖到表格右邊空白處就好。點一下圖，右側面板的「圖表」可以改標題、換配色，不過老實說系統預設那套顏色已經很耐看了，我自己很少去動它。哪一類花最多，圓餅一切就知道，比盯著一排數字有感多了。
想看每天的花費走勢，改選 A 欄（日期）跟 D 欄（支出）插一張折線圖，Numbers 會自動把日期排到 X 軸上。月初手鬆、月底吃土的那條曲線，看了應該會有點想法。
兩個門市最常被追問的問題
「存成 .numbers，我同事用 Excel 打不開耶？」 這幾乎是每天都有人問。存檔的時候走選單列「檔案 → 輸出成 → Excel」，存成 .xlsx 傳出去就行了，對方照樣編輯。他改完還回來，你再用同一條路「輸出成 → Numbers」轉回來，公式和圖表大多會留著。再懶一點，直接把檔案丟上 iCloud，對方用瀏覽器登入 iCloud.com 就能線上看。
「在 iPhone、iPad 上能接著改同一份嗎？」 能，而且這是 Numbers 最香的地方。先確認 Mac 開了 iCloud 雲碟（設定 → Apple ID → iCloud → iCloud 雲碟打開），Numbers 裡也確認檔案存在 iCloud。之後拿起 iPhone 或 iPad 打開 Numbers，同一份就在那等你，哪台裝置存檔都即時同步。捷運上想到剛買的午餐忘了記，掏出手機補一筆，回家打開 Mac 就有了。
做到這裡，你手上已經有一張會自動算結餘、會畫圖、還能跨裝置同步的記帳表了。如果你還在猶豫該配哪台 Mac 來跑這些日常事務，或是想直接到店裡讓我們手把手帶你走一遍，可以先到 /choose 看看哪款比較合你的用法，也歡迎直接來店裡坐下來實際操作看看。