Keynote 簡報實戰：排練、講者備忘稿、即時字幕

門市最常遇到的情況是這樣：客人買了新 MacBook，準備拿去學校或公司做簡報，問我們「要不要裝個提詞軟體」。老實說，大部分人不需要。Keynote 本身就藏了三件相當好用的事——排練計時、講者備忘稿、即時字幕——而且都是 macOS 14 Sonoma 開機就在，不用額外花錢、也不用連網。

真正會讓你台上發抖的，從來不是少了哪個外掛，而是你不知道每張投影片該停多久、忘了下一句要講什麼、後排觀眾聽不清楚你在說什麼。這三個功能剛好各補一刀。

開始之前先確認幾件事：Mac 要 macOS 14 Sonoma 以上，Keynote 版本 14.0（App Store 免費更新就有）。即時字幕需要麥克風，筆電內建的就夠。如果你打算台上看備忘稿、台下看投影片這種雙螢幕玩法，記得帶一條 HDMI 或 USB-C 轉接頭。

先把整份簡報「演」一遍，順便記時間

排練模式的重點不是切投影片，是逼你用真實語速念過一遍，然後一張一張記下你停了多久。

打開簡報檔，點功能表「播放 → 排練」，畫面立刻全螢幕進入排練狀態。左上角會有兩個時間：目前這張投影片待了多久、整份到現在累積多少。說完一張就按右箭頭或空白鍵換頁，Keynote 會自動把每張的停留時間記下來。結束按 Escape 離開，它會問你要不要保留計時資料，點「保留」，回到投影片導覽器後，每張縮圖右下角就會出現那張的計時數字。

這份數字才是價值所在。實際用下來，我會直接拿它做兩件事：超過 3 分鐘的那張，多半是塞了太多內容，拆成兩張；不到 20 秒就帶過的，通常合併進前後張更順。光是這一步，簡報節奏就能大幅改善，比反覆唸稿有效多了。

備忘稿：只有你看得到的小抄

講者備忘稿的好處是它只出現在你面前，投到外部螢幕的畫面不會顯示，所以你可以放心寫提示。

編輯的時候，在一般編輯模式下點「顯示方式 → 顯示講者備忘稿」，畫面下方就會多出一塊欄位。我給的建議是：寫三到五個關鍵字就好，別寫整段逐字稿。整段稿子念出來會很死板，觀眾一聽就知道你在讀。需要的話可以用 Command + B 加粗、適度換行，讓重點一眼就跳出來。

播放時要怎麼看到它，分單螢幕跟雙螢幕兩種。

單螢幕（就你一台 Mac）：點「播放」進全螢幕，動一下滑鼠，左下角會冒出工具列，點那個圓形人像圖示「講者顯示方式」。畫面就會切成左邊是目前投影片、右邊是備忘稿，文字區還能用滑鼠拉大。

雙螢幕（接投影機那種）：先插上 HDMI 或 USB-C 轉接頭。進系統設定，把「顯示器 → 排列方式」確認成「延伸螢幕」而不是「鏡像」——這一步最多人弄錯，設成鏡像的話台下就會看到你的小抄。接著在 Keynote 點「設定 → 播放設定 → 在次要顯示器顯示：講者顯示方式」，這樣主螢幕放備忘稿跟計時器，外接螢幕乾乾淨淨只有投影片。

即時字幕：讓後排也跟得上你說的話

這個功能其實很多人不知道。Keynote 的即時字幕用的是 Apple 內建的語音辨識，離線就能跑、不用連網，而且支援繁體中文。對禮堂後排、或現場有聽力需求的觀眾來說，差很多。

開的方式：開始播放後動滑鼠叫出工具列，點「更多」（那三個點）→「顯示即時字幕」，畫面底部就會出現字幕列。第一次用系統會跳出來要麥克風權限，點「允許」。如果你以前不小心拒絕過，就得去「設定 → 隱私權與安全性 → 麥克風」把 Keynote 打開，否則怎麼點都沒反應。

外觀建議在播放前先調好。點功能表「Keynote → 設定 → 播放」，找到「即時字幕」那一區，可以設字幕語言（選「中文（台灣）」）、字幕位置（頂端或底端）、字體大小（小／中／大），還有背景顏色（黑底白字或白底黑字）。

辨識準不準，跟環境噪音和口音有關。我自己的小習慣是說話放慢大概一成，「句號」「逗號」這種標點詞不要念出口，自然停頓讓引擎自己判斷就好。至於 iPad Pro、Apple Intelligence 這類專有名詞，Keynote 通常認得出來，不必刻意改成中文講。

把三個串起來，這是我們實際在校園活動跑的流程

單獨用都不錯，但合在一起才是完整的一套。我們在校園 Apple 活動帶簡報，大致是這樣走：

前一天先把備忘稿寫好、排練個兩遍，看計時資料把超時的投影片裁一裁。當天進場第一件事是接好外接螢幕，在 Keynote 設定裡確認「講者顯示方式」是出現在你會面對的那台螢幕，別搞反。上台前五分鐘，在播放狀態下實測一次即時字幕，確認中文認得出來。真正上台時，看備忘稿提示、不照稿念，字幕交給後排。

兩個常被問到的狀況

即時字幕在 iPad 版能不能用？可以。iPadOS 17 以上的 Keynote 功能一樣，播放中點工具列的「更多 →即時字幕」，語言在「設定 → 一般 → 語言與地區 → 講者識別語言」調。但要注意：接教室投影機時，字幕只會留在 iPad 螢幕上，投影機畫面不會出現字幕列。如果你需要外場也看得到字幕，就得另接一台 iPad，或乾脆用 Mac 版。

排練的計時資料怕正式播放時干擾，怎麼清？點「播放 → 清除計時資料」就好。或者你也不一定要清——只要在正式播放前把「播放設定 → 自動前進」關掉，計時資料留著也不會影響你手動換頁。

把這三招練熟，一台筆電就夠你站上任何一個講台。如果你還在挑要帶哪台 Mac 上場、或想到門市實際試試雙螢幕怎麼接最順，可以先看看我們的選機建議，或直接來店裡找我們聊。